Hãy cùng Mũi Tên Vàng khám phá cách thức Brainwriting nhanh chóng và hiệu quả với Canva – một công cụ thiết kế đa năng. Từ việc tạo ý tưởng đến chia sẻ nội dung, Canva giúp bạn tổ chức ý tưởng một cách trực quan và dễ dàng.

Brainwriting là gì?

Trong quá trình Brainwriting, mỗi thành viên trong nhóm sẽ tham gia viết ra các ý tưởng của mình để đáp ứng các câu hỏi cụ thể hoặc gợi ý đã được đề ra trước đó. Không có sự trao đổi ý kiến hoặc thảo luận trực tiếp giữa các thành viên trong quá trình viết này. Điều này giúp tập trung và tiết kiệm thời gian so với việc thảo luận hoặc tranh luận.

Sau một khoảng thời gian nhất định, mỗi người sẽ chuyển ý tưởng của mình cho thành viên khác trong nhóm để họ có thể điều chỉnh hoặc bổ sung.

Cuối cùng, người hướng dẫn sẽ thu thập và trình bày tất cả các ý tưởng đã được ghi lại trong một không gian chung cho toàn bộ nhóm xem xét và thảo luận tiếp.

Các trường hợp sử dụng Brainwriting

Có những tình huống cụ thể mà việc sử dụng brainwriting mang lại lợi thế so với các phương pháp brainstorming khác.

Lý do để áp dụng Brainwriting:

1. Khi bạn cần đưa ra ý kiến của một nhóm lớn mà không có đủ thời gian để lắng nghe mọi người một cách cá nhân.
2. Khi nhóm của bạn phân tán và không thể gặp mặt trực tiếp trong thời gian thực do lịch trình khác nhau.
3. Khi bạn muốn hạn chế ảnh hưởng của một số ít người thường chiếm lĩnh buổi thảo luận.
4. Khi việc viết lách dễ dàng hơn so với việc nói trước mặt người khác, đặc biệt với những người mắc chứng lo âu xã hội.
5. Khi việc viết ý tưởng giúp các thành viên suy nghĩ kỹ hơn và chi tiết hơn.
6. Khi bạn gặp hạn chế về thời gian.

Tuy nhiên, có những trường hợp mà việc sử dụng brainwriting không phù hợp:

1. Khi việc trình bày ý tưởng bằng văn bản khó khăn hơn so với giao tiếp trực tiếp.
2. Khi bạn đang làm việc với một chủ đề phức tạp yêu cầu thảo luận sâu hơn để hiểu rõ và phát triển ý tưởng.
3. Khi nhóm cần tương tác xã hội và xây dựng mối quan hệ thông qua trò chuyện và thảo luận nhiều hơn.
4. Khi nhóm mới và cần được đào tạo hoặc hướng dẫn kỹ hơn để đưa ra ý kiến.

Cách sử dụng Canva để Brainwriting

Khi nói đến các công cụ viết trí tuệ, bảng trắng của Canva là một lựa chọn tuyệt vời để ghi lại ý tưởng và cộng tác trong phiên viết trí tuệ. Sử dụng Canva mang lại nhiều ưu điểm, bởi bạn có thể tùy chỉnh và tạo ra hệ thống của riêng mình bằng các công cụ và tính năng mà nó cung cấp.

Với sáu bước đơn giản, bạn có thể sử dụng Canva để tổ chức một phiên làm việc sáng tạo với nhóm của mình.

Bước 1: Chọn loại kỹ thuật viết trí tuệ phù hợp với nhóm của bạn.

Đối với việc hoàn thành nhanh chóng, bạn có thể sử dụng phương pháp viết trí tuệ 6-3-5. Để thực hiện, đặt ra ba câu hỏi hoặc vấn đề cần giải quyết trong năm phút cho mỗi sáu người trong nhóm.

Nếu bạn muốn có một lịch trình thoải mái và linh hoạt hơn, hãy sử dụng phương pháp viết trí tuệ hợp tác. Thiết lập một bảng trắng chung với lời nhắc dễ truy cập để các thành viên trong nhóm có thể đóng góp ý tưởng một cách thuận tiện.

Ngoài ra, bạn có thể kết hợp cả hai phương pháp trên, trong đó mỗi thành viên được giao nhiệm vụ hoàn thành phần của mình đúng hạn.

Brainwriting đặc biệt hữu ích cho các nhóm phân tán không thể gặp nhau cùng lúc hoặc ở cùng một địa điểm để thực hiện bài tập viết trí tuệ.

Bước 2: Ủy quyền cho người kiểm duyệt và chọn mẫu bảng trắng Canva

Tương tự như bất kỳ dự án nào khác, trong quá trình brainwriting, cần phải có một người lãnh đạo (hoặc người điều hành), người có khả năng hỗ trợ quá trình, tăng cường số lượng ý tưởng và đảm bảo mọi người có cơ hội đóng góp.

Người điều hành phải lựa chọn một mẫu bảng trắng Canva và sẽ là chủ sở hữu thiết kế của bảng trắng.

Trong vai trò là trưởng nhóm, bạn có thể chọn người quản lý bảng trắng hoặc tự mình đảm nhận vai trò này.

Là chủ sở hữu thiết kế, người kiểm duyệt sẽ thêm câu hỏi hoặc lời nhắc, đặt các hạn chót và điều chỉnh các quyền truy cập vào bảng trắng dựa trên các hạn chót đó.

Cuối cùng, người điều hành nên khuyến khích tất cả mọi người tham gia bằng cách chia sẻ ý tưởng, trả lời câu hỏi và tạo một không gian an toàn để chia sẻ ý kiến.

Bước 3: Ghi chép các quy tắc của bài tập Brainwriting

Tiếp theo, bạn cần tạo và ghi chép các quy tắc của bài tập này và trình bày rõ ràng cho nhóm của bạn. Dưới đây là một số điều cần xem xét khi đặt ra các quy tắc:

• Quyết định xem liệu bài tập này có nên giữ ẩn danh hay không. Nếu có, hãy hạn chế việc thêm tên vào các trang bảng trắng.
• Xác định số lượng ý tưởng mà mỗi thành viên trong nhóm được phép thêm. Có nên đặt mức tối thiểu không? Có mức tối đa không?
• Xác định số từ hoặc ký tự tối ưu để mô tả mỗi ý tưởng.
• Xem xét liệu hình ảnh và sơ đồ có được chấp nhận hay không, và liệu chúng có cần thiết không.
• Đề xuất một khung thời gian khuyến nghị cho mỗi ý tưởng.
• Trên bảng trắng Canva của bạn, hãy tạo một trang bìa cho bài tập và sử dụng phần “Ghi chú” cho trang này để phác thảo các quy tắc. Như vậy, các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng tìm thấy và tham khảo các quy tắc khi cần.

Bước 4: Xác định vấn đề rõ ràng và mục tiêu cụ thể

Trước khi bắt đầu viết ý tưởng, nhóm của bạn cần hiểu rõ vấn đề mà họ đang cố gắng giải quyết.

Ví dụ, giả sử công ty phần mềm năng suất của bạn đang chuẩn bị ra mắt một sản phẩm mới. Nhóm tiếp thị của bạn được giao nhiệm vụ thu hút 10.000 người dùng mới cho nền tảng này trước khi kết thúc năm nay.

Bước 5: Viết ý tưởng và gán người tiếp theo để lặp lại

Trong bước này, mỗi thành viên trong nhóm sẽ dành thời gian để viết ý tưởng của mình dựa trên các lời nhắc được đưa ra. Việc này có thể thực hiện cùng một lúc hoặc theo tốc độ và sự thuận tiện của từng thành viên (với ngày hạn chót cụ thể).

Ví dụ, giả sử người điều hành muốn đảm bảo rằng mọi người đều đóng góp ý tưởng của họ trước khi xem xét ý kiến của người khác. Trong trường hợp này, họ có thể sao chép các trang bảng trắng (mỗi thành viên một trang) và gắn ngày hạn chót riêng cho mỗi trang.

Bước 6: Xem xét và quyết định kết quả cùng nhóm

Sau khi toàn bộ nhóm đã hoàn thành việc đề xuất các giải pháp và chiến lược, người điều hành sẽ thu thập tất cả các ý tưởng và phân loại chúng theo các chủ đề, ý tưởng hoặc khái niệm. Tiếp theo, nhóm sẽ thảo luận và bỏ phiếu cho những ý tưởng họ ưa thích và muốn tiếp tục phát triển.

Tạo một trang mới hoặc chọn một mẫu viết ý tưởng để tạo trang đánh giá trên bảng trắng. Trong ví dụ dưới đây, mỗi thành viên trong nhóm có thể bỏ phiếu bằng cách đặt một ngôi sao bên cạnh những ý tưởng mà họ thích nhất.

Xem thêm: Những lời khuyên hữu ích từ đội ngũ thiết kế và thương hiệu của Canva về xây dựng thương hiệu

Vậy là Mũi Tên Vàng đã chia sẻ cho bạn những thông tin quan trọng về hướng dẫn Brainwriting nhanh chóng và dễ dàng với Canva. Hy vọng bài viết này sẽ mang lại giá trị, cung cấp cho bạn nhiều kiến thức thú vị, bổ ích mới.